Op welke manier kan ik mijn mensen de beste kop koffie aanbieden en tegelijkertijd kosten besparen?

Geplaatst op 13-10-2019

Wij horen vaak dat de koffievoorziening goedkoper moet. Maar goedkoper is niet altijd beter. Kiezen voor een offerte met goedkopere koffie betekent niet dat u als klant uiteindelijk goedkoper uit bent. Wij geven u 10 tips voor het slim inkopen van een koffievoorziening.

1. Laat de koffiemachine juist afstellen

De afstelling van een koffieautomaat is erg belangrijk. Elke koffie soort heeft een eigen afstelling nodig, het is dus niet mogelijk om te wisselen van koffiemelange zonder de afstelling te veranderen. De juiste afstelling kan u flink geld besparen. Als de koffie heel mager staat afgesteld, dan smaakt de koffie niet. Uw collega’s zullen de koffie niet lekker vinden en zoeken heil bij een luxere en vaak duurdere consumptie.

2. Denk eens na over een langere contractperiode

Naarmate het contract langer is, vallen de kosten van de koffiemachines fors lager uit. Daarnaast is het een duurzame invulling van de koffievoorziening (lineair behoud). Wij voeren elk jaar preventief onderhoud uit, waardoor de koffiemachines langer mee gaan. Ook staan wij de complete looptijd van het contract garant voor een goede werking van uw koffievoorziening.

3. Stimuleer hergebruik onder uw collega's

Veel bedrijven maken gebruik van kartonnen of plastic bekertjes. Deze zijn vaak minder milieubelastend dan wordt gedacht. Porseleinen servies gaat regelmatig in de vaatwasser; deze gebruikt veel stroom, water en afwasmiddel en belast daarmee het milieu. Door hergebruik onder collega’s te stimuleren kan uw bedrijf geld besparen. Als elke beker twee keer zou worden gebruikt, bespaart u al snel 50% op de bekers.

4. Denk eens na over een beheersbare verstrekking

Naast het verstrekken van losse suikersticks en creamersticks bij de automaat is het ook mogelijk om deze te integreren in de automaat. Dit levert meerdere voordelen op. Allereerst wordt de verstrekking beheersbaarder, oneigenlijk gebruik van suikersticks en creamersticks vindt niet meer plaats. Doordat er geen losse producten meer op tafels of naast de automaat staan, heeft u minder last van afval. Met schonere kantines, keukens en koffiecorners tot gevolg. Beheersbare verstrekking is daarnaast ook hygiënischer door gesloten productcontainers in de automaat. U heeft ook geen roerstaafjes meer nodig, dit levert een directe besparing op van circa € 0,004 per consumptie.

5. Thee in de automaat

Naast suiker en melk, is het ook mogelijk om thee via de koffieautomaat te verstrekken. Geen losse theezakjes meer naast de automaat, dus ook minder afval. Met schonere kantines, keukens en koffiecorners tot gevolg. Thee in automaat kan een besparing opleveren van circa 50% per theeconsumptie t.o.v. theezakjes.

6. Gratis onderhoud en lange responstijden

Het lijkt heel mooi, gratis onderhoud, maar zodra de koffieautomaat een storing heeft, ontstaan er problemen. Vaak moet u lang wachten voordat de koffieautomaat gerepareerd wordt en dit kost u indirect geld. Een paar dagen wachten voordat er weer koffie gedronken kan worden, is natuurlijk niet wat u wilt, maar soms wel de realiteit. Het is dus verstandig om niet alleen te kijken naar de onderhoudskosten, maar ook de responstijden in acht te nemen. Hoe transparanter de leverancier, hoe makkelijker het is om de juiste keuze te maken en om vervelende verrassingen te voorkomen.

7. Vaste contactpersonen

Als er onderhoud aan uw koffieautomaat verricht moet worden, is het handig wanneer de monteur weet waar hij moet zijn. Door te kiezen voor een leverancier met vaste monteurs weet u zeker dat u geen extra tijd kwijt bent. Zij kennen de werkwijze en procedures bij uw organisatie en weten waar ze moeten zijn. Het onderhoud wordt gedaan of de storing wordt verholpen zonder dat uw medewerkers er last van hebben. Ook levering van producten met eigen vaste medewerkers in de expeditie ontzorgt uw organisatie. Zij plaatsen alle producten in uw voorraadkast, u heeft hier verder geen omkijken naar.

8. Integreer koud water

In sommige koffieautomaten is het mogelijk om koud water te integreren. U bespaart kosten omdat u geen losse waterautomaat meer nodig heeft. Het kan ook een reductie koffie- en luxe variatiedranken opleveren, omdat uw medewerkers wellicht vaker een glaasje water pakken in plaats van een luxe koffievariatie. Daarnaast draagt het bij aan een gezondere levensstijl van uw medewerkers.

9. Kies voor energiebesparing

Onze koffieautomaten zijn voorzien van V.I.P.S. Dit is een uniek zelflerend energiebesparingsprogramma. Binnen zeer korte tijd heeft de automaat geleerd hoe het gebruik verloopt. Bijvoorbeeld, als iedereen na 18.00 uur het kantoor heeft verlaten schakelt de koffiemachine automatisch over in een besparingsmodus, tot de volgende ochtend wanneer de eerste medewerkers weer aan de slag gaan. Dit kan u tot 43% energiebesparing opleveren.

10. Kleinere bekers of kopjes

Onze salesmanagers vragen vaak welk drinksysteem u nu gebruikt: kartonnen of plastic bekers of porseleinen kopjes en mokken. Het gebruik van een ander drinksysteem kan een besparing opleveren. De inhoud van de bekers of kopjes is namelijk van belang als u gaat kijken naar kostenbesparing. Gebruikt u nu kopjes van 180cc, dan zou u kunnen overstappen op 150cc bekers. Dit levert al snel een besparing van 20% op de kosten van de koffie op.

Goedkoper is niet altijd beter

Tot slot, goedkoper is niet altijd beter. Kiezen voor goedkope oplossingen kan op lange termijn toch duurder uitvallen. U wilt natuurlijk de beste kop koffie aan uw medewerkers kunnen serveren, immers, dit zal de interne tevredenheid ten goede komen. Tevreden medewerkers voelen zich meer betrokken en zijn productiever.